現代は様々な会社や団体で紙業務のペーパーレス化がすすめられています。
ここでは比較的容易にペーパーレス化を実現できる社内の稟議書について、電子化した際のメリットを紹介します。
1. コスト削減効果
紙代や印刷代、郵送料などの削減
保管スペースの削減
廃棄コストの削減
2. 効率化
申請から承認までのスピードアップ
承認者への回覧にかかる時間の短縮
紛失リスクの低減
検索性向上による必要な情報への迅速なアクセス
ワークフローの可視化による進捗状況の把握
3. セキュリティ強化
不正改ざん防止
情報漏洩リスクの低減
アクセス権限の管理
4. 環境への配慮
ペーパーの使用量削減による森林伐採抑制
5. その他
業務の場所や時間にとらわれない柔軟な働き方の実現（紙だと現地で作業しないといけない）
災害発生時でも迅速な意思決定が可能（紙だと現地で作業しないといけない）
ペーパーレス化する際に検討が必要なこと
ペーパーレス化を実施するには、以下のような点を検討する必要があります。
システム導入コスト
セキュリティ対策
社員への教育
制度・運用ルールの整備
※よく稟議書をペーパーレス化するのに法令への対応を気にする方がいますが、
稟議書は法令によって定められた書類ではないので、規定は特にありません。
保管期間等は自社の実情に応じて決めて問題ありません。
まとめ
稟議書のペーパーレス化は、メリットばかりなのでおすすめです。導入にあたっては、注意点も理解した上で、自社にとって最適な方法を選択することが重要です。
