毎日100件近くの稟議書類。
以前はメールやFAX、紙申請のため見落としや紛失も多発していました。
イズミ物流株式会社
山崎製パンの配送パートナーとして、関東圏を中心に国内に21拠点を展開。ＣＶＳ（コンビニエンスストア）物流に特化している。2007年にダイセーグループに入り、以降増収増益を続け安定した経営基盤を構築。2019年の株式上場を目指している。
業種 貨物自動車運送業
目的 電子稟議、書類管理
規模 301～1000 名
東京都千代田区神田須田町2-17-18クリスタルビル8階
http://izumi-buturyu.com
イズミ物流様について
競争が激化する物流業界においてCVS（コンビニエンスストア）配送に特化したビジネスを展開し高収益を上げる企業。2015年、現在の平川社長の体制になってからは企業理念として3CS（Crew Satisfaction/Customer Satisfaction/Corporate Social Responsibility）を掲げている。従業員の満足度向上からお客様の満足度向上へつなげるという方針で企業価値のさらなる拡大とお客様へのサービス向上を目指している。また地域活動の一環として本社から秋葉原駅までの通路を毎朝清掃するという活動も行っていた。同社は業務拡大に伴い現在各拠点でドライバーを募集中。
同社は稟議フローの整理と業務効率化を目指し、奥山課長が中心となって2014年6月に各拠点と本社にStreamlineを導入した。
『これ決裁したよね？』 『いえ、この前のと似てるだけです。』
以前は毎日100件近くの稟議書類がメールやFAX、紙で送られてきていて見落としや紛失が多く発生していました。さらに、膨大な量の書類があるので、承認者自身が承認したかどうかわからなくなるほど煩雑でした。営業所では稟議書を承認者全員にメールで一斉配信していたりFAXで送ったりと申請ルールもばらばら。『あれ、承認したっけ？』『これ返したっけ？』『これ決裁したよね？』『いえ、この前のと似てるだけです。』というようなこともしばしば。そんな状況だったので取引先への支払い書類や社会保険の加入書類といった重要な書類が迷子になってご迷惑をおかけしてしまうこともありました。
ドライバー出身の所長たちが直感で操作できそうなもの
そんな状況だったのでまず稟議フローの整理と申請ルールを徹底するためにワークフローの導入を決めました。製品選定の際は5つくらいのワークフロー製品を比較しました。
Streamlineを見て、これだと思ったのはとにかくシンプルだったからです。他の会計ソフトなどとの連携が取れるものもありましたが、今はそういう段階ではないと感じていました。ドライバー出身の所長たちが直感で操作できそうなもの、という観点で製品選定しました。
3～4日かかっていた稟議が最短１日
稟議書がなくなった、とか、○○さんで止まってます、ということがなくなりましたね。そして経理の支払い処理もスムーズになった。稟議書との照合から支払いにいたるまでの時間が大幅に短縮したおかげです。あと、今まで3～4日かかっていた稟議がタイミングよく行けば最短１日もかからずに完了するようになった。5人程度に回付する書類だと半日で終わってしまうことも。
車両管理と経理部門が情報を共有、検証機関としての役割
もうひとつ大きかったのが、過去の稟議内容との比較です。例えば車両稟議書が出てきたときに、『今回のはずいぶん高いけど、昔のやつって幾ら位だったっけ？』という感じで過去の稟議書を引っ張り出して簡単に比較ができるようになりました。『前回の業者と違うけど、なんで今回変えたの？』『この車両先月タイヤ交換してなかった？』『○○kmごとにオイル交換をしている』というようなチェックを行うようになり、経理部門が検証機関としての役割も果たせています。また、稟議書は特別なものでない限り、全員を閲覧可能にしてあるので申請者は過去の書類を検索して『他のチームは幾ら位でタイヤ交換してるんだろう』とか『こういう稟議ってどう書けばいいんだろう』というように参照していて、まるで図書館の様に貴重なシステムになっています。
今後の展開は？
稟議書に関しては種類が多すぎるのでフォーマットを改良・集約して種類を減らしていこうと思っています。Streamlineは機能がシンプルだからルートや項目の変更もすぐに行えるのがいい所。もっと楽に、簡潔にする方法を見つけ出してすぐに実践できる。ほかの複雑なシステムだとそれが見えてこなかったんじゃないかと思います。
