テレワーク導入課題をワークフローで解決

昨今注目されている働き方改革の中でも「生産性向上」「人手不足解消」のための対策として
多くの企業がテレワーク導入に取り組んでいます。

ここではテレワーク導入で受けられるメリット、テレワーク導入の障壁となる課題、またワークフローシステム導入で解決することを説明します。

テレワーク導入のメリット

テレワークを導入するメリットは「厚生労働省テレワークで はじめる 働き方改革ガイドブック」にも記載されていますが、以下の7つがあげられます。

i . 人材の確保・育成

従業員にとって働きやすい環境づくりは、優秀な人材を確保し、その流出を防ぐことに役立ちます。その結果、従業員はキャリアの継続がしやすく、人材確保・ 育成のコストを低減することが可能です。産前産後休業、育児休業などからの職場復帰後や介護を要する家族がいる従業員が テレワークを計画的に利用することにより、多様な働き方ができます。

ⅱ. 業務プロセスの革新

テレワーク実施者同士、あるいは利用者と非利用者とが円滑に仕事を進めるためには、 できるだけ社内のペーパーレス化を図り、書類や記録の電子化を進めるとともに、ネットワーク上 で情報共有を行うことが必要です。これら一連の仕事のやり方の変革が、業務プロセスの革新につながります。

ⅲ. 事業運営コストの削減

 テレワークの導入に当たってICT 環境の整備などが必要なため、初期投資は必要になりますが、 通勤費や出張費を削減できたり、オフィスにおいてフリーアドレス(固定の席を決めずに、自由に 席を選ぶことができる制度)を同時に導入することで、備品やオフィススペースなどを削減できる ため、長期的なコスト削減が可能になります。

ⅳ. 非常時の事業継続性の確保

自然災害や感染症の流行などが発生した場合でも、テレワークの活用によって事業の継続・早期 再開を行うことができます。

ⅴ. 企業内外の連携強化による事業競争力の向上

情報共有ツールなどの活用によって、意思決定の迅速化や業務の「見える化」が実 現できる。 コミュニケーションツール、情報共有ツールの有効利用によって、社内外の連携やマーケティン グ力が強化されるといった効果があります。

ⅵ. 人材の離職抑制・就労継続支援

出産、配偶者の転勤、家族の介護などのライフイベントがあっても、従業員にとって働きやすさを向上させるとともに、離職の抑制にもつながります。

ⅶ. 企業ブランド・企業イメージの向上

テレワークの導入は、企業が従業員を大切にし、ワーク・ライフ・バランスの実現を重要視して いるという評価につながり、企業のブランドイメージも向上します。  また、テレワークを通じて積極的に従業員の働きやすさを向上させようとする会社の姿勢は、従 業員からの信頼感の向上にもつながります。

テレワーク導入の課題

このようにメリットの多いテレワークですが、導入するには遠隔地の社員と一緒に仕事を進めるためにはICT環境の構築が必要になります。

大前提として必要なのは遠隔地社員のPC、電話、インターネット環境等の基盤です。
また、コミュニケーションツールとしてチャットやテレビ会議を導入するケースも多く見かけます。その上で遠隔地の社員が担当する業務に応じたアプリケーション環境の整備が必要になるのですが、これはリモートリモートデスクトップを利用したりパブリッククラウド上で稼働するSaaSで実現することが多いようです。

ここまでは少し進んでいる企業では導入されていることが多いのですが、最後に残るのが報告書や各種の申請書、稟議書といった捺印ベースのペーパー業務です。テレワークを導入した企業でも特に歴史のある大企業では稟議書等の決裁文書についてはいまだに紙で行っているケースを散見します。折角テレワークを導入して場所を選ばずに働くことができる環境になったにも関わらず、稟議書や報告書のために出社が必要になっています。

ワークフローシステムでペーパーレス化を実現

ワークフローシステム(特にクラウド型)を導入することで、テレワーク導入企業にとって課題となっている各種のペーパー業務のWeb化を実現することができます。
また、ワークフローシステムは遠隔地から申請ができるだけでなく、上司も移動中や自宅からでも承認、決済することができるため意思決定のスピードアップにもつながります。
また、申請した書類が現在どこまで進んでいるかを確認することもできます。

ワークフローシステム導入によるメリット

・遠隔地からでも申請、承認が行える
・意思決定のスピードアップ
・書類の進捗状態が確認できる
・紙書類の管理が不要になる
・電子データ化されているので検索が容易
・同様の書類は複製して申請することができる
・決裁情報や報告事項の共有が容易

ワークフローシステムを導入することで、社内のペーパー業務を電子化(ペーパーレス化)によってテレワークを促進するだけでなく、会社全体の業務効率化も同時に実現することができます。