導入事例  全国運転代行共済協同組合様

10年前から導入したかった稟議の電子化。タイミングは今しかないと思いました。

izumi840560

zdklogo 全国運転代行共済協同組合

『全国運転代行共済協同組合』は、主に運転代行中の代行運転自動車(顧客車)による事故の補償を行っている。 事故処理体制に関しては、数多くの経験とノウハウを積み重ね、経験豊富な外部専門家(調査員・鑑定人・弁護士等)と連携して全国をカバーしている。

業種 運転代行業向け損害保険
目的 電子稟議
規模 1~50 名

東京都中央区八丁堀3丁目9-8 新京橋第1長岡ビル3F
http://www.daikokyosai.or.jp/

全国運転代行共済協同組合様について
地方を中心として2人1組でお客様に依頼された場所へ行き、1人がお客様の車の運転を代行して自宅など指定の場所、もう1人が随伴し運転手を回収していく運転代行業。その運転代行業者がお客様の車で起こしてしまった事故を補償しているのが全国運転代行共済協同組合。全国9000弱の認定事業者のうちの3割程度が本組合に加入している。

「本来プロなので事故は起こしてはいけませんが、運運転代行業務は、常に交通事故という大きなリスクをはらんでいます。事故の中では慣れない車での車庫入れ・バック等駐車場での事故が圧倒的に多いのが現状です。当組合はそういった運転代行特有の事情による事故処理やクレーム処理の専門なのでノウハウをもって特化しています。一般の損保会社と比べ事業者に近い目線で処理ができます。また、共済は損保よりも圧倒的に掛け金が安く加入できるのが特長です。」と教えてくれたのは、Streamline導入の担当でもある事務局長の池上さん。

役員は全国に。メールと郵送で送っていました。
組合なので役員は加入事業者の中から選抜されます。基本的に理事長などの役員はこちら(東京)の事務所には常駐していません。全国にバラバラに理事がいるという状況なので、決裁の電子化は以前から実施したいと考えていました。
導入前は、離れた理事たちメールで送ったり、理事長には現物(紙)を送ったりと方法がバラバラ。紙のやり取りでは交通機関の事故や状況で遅延することもありました。決裁が滞るのを防ぐため、以前の理事長は旅行等で長期不在にできなかったんです。
役員は2年に一度変わります。一昨年に役員交代が実施され、新理事長が着任したので、このタイミングで念願の書類の電子化を導入する事になりました。

製品選びは「役員達が導入に抵抗ないこと」が重要。
導入時には3つ程の商品を比較しました。Streamlineに決めたポイントは、デモを見た時に比較的初心者でも使いやすいなと思ったからです。役員の平均年齢は50歳中盤なのでパソコンに慣れていない方もいらっしゃいます。
正直、私個人では勤怠管理などの付加機能を色々つけてと考えてはいたのですが使い手を考えて、まずは最低限のものを簡潔に処理できる仕組みづくりから進めることにしました。あとはコストパフォーマンスですね。
問題は電話1本で解決できています。
準備にはそれほど時間はかかりませんでした。導入時、システムの専門部署がないので私が兼務でした。例えばルートを新しく作らなければならないといった時には少し苦労しましたが、そういう時は電話で教えてもらえば自分で作成する事ができました。今でも何かあればミトリさんに電話1本で解決できています。
ご要望と今後の展開について教えて下さい。
導入後は 頻繁にやり取りをする福井の事故センターとのやり取りがスムーズになったことにも利便性を感じていますね。 私個人としては履歴管理が出来る所に大きなメリットを感じています。過去の書類を少し見返したい、同じようなものをまた発注したいという時に今まではメールや紙の書類から「あの見積もりどこだったっけ?」と探していましたが今は簡単に検索して目的の書類を探し出せます。
履歴管理が便利です。
正直なところ今は充分満足しています。今後、書類の種類を増やしたり、別の勤退関係のシステムと並行稼働するにあたって、統合できないとしてもStreamlineとリンク出来ないか?こういう機能にしてほしい等の要望は出てくるかもしれないですね。
今は管理職だけの利用なので、今後は一般社員まで電子決裁を落とし込んでいきたいと思っています。

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